woensdag 9 februari 2011

Projectmanagement on fire!


De ramp van woensdag 5 januari heeft ons (weer eens) aangetoond dat ook ondanks alle regels en afspraken, controles en voorzorg maatregelen het flink fout kan gaan. Heel Nederland hield letterlijk zijn adem in en zag de donkere wolken samenpakken vanuit het industriegebied Moerdijk.
Gelukkig zijn het soort rampen van dit kaliber niet aan de orde van de dag en zijn zij het tipje van de spreekwoordelijke ijsberg. Maar zijn er overeenkomsten met grote missers in ‘onze’ projecten wereld en kunnen wij leren van de aanpak en leermomenten bij dit soort rampen? Laten we daarvoor eens een paar deelaspecten de revu passeren.

Voorbereiding

De details zijn nog niet beschikbaar maar ongetwijfeld is de enorme brand in Moerdijk gestart met een klein vonkje. Het voorkomen van kleine en grote rampen begint dus bij het gedetailleerd inventariseren van de mogelijke risico’s en het benoemen van beheers (veiligheids) maatregelen. Belangrijk hierin is dat je weet wat voor problemen er kunnen ontstaan en welke kennis/ervaring je hiervoor in huis dient te hebben. Daarnaast is een continue ‘awareness’ voor risico’s van belang en is het zaak regelmatig te trainen in het voorkomen van en het handelen bij calamiteiten. Afspraken hierover worden vastgelegd in procedures en certificaten en worden daarna door onafhankelijke instanties getoetst.
Risicomanagement
Als ik om mij heen kijk binnen projectmanagement dan staat de aandacht voor risicomanagement op een laag pitje. Als er al sprake is van risicomanagement dan worden er ‘brede’ risico’s benoemd, bv “trage besluitvorming”, en risico’s vanuit de omgeving of opdrachtgever. Weinig risico’s zijn daarna direct te relateren aan een specifieke activiteit of handeling en is het dus lastig deze te vertalen in een feitelijke beheersmaatregelen. Projectmanagement moet meer gaan kijken naar de ‘vonk’ en niet naar de ‘vluchtroutes’.
Training
Naast de eerste training en opleiding is het op brand en veiligheidsgebied heel normaal om regelmatig deel te nemen aan herhalingscursussen. Hoeveel projectmanagers gaan er voor hun vakgebied op herhaling? Waarom vinden wij het voldoende als iemand zijn opleiding heeft gedaan en daarna alleen ‘praktijk’ ervaring meedraagt? Ik denk dat een gemiddelde brandweerman niet zal worden beoordeeld op zijn betrokkenheid bij rampen maar op zijn continue training en kennis niveau. Wordt het dus niet eens tijd voor een herstructurering van de projectmanagement opleidingen?
Toetsing/Onderzoek
Een ander leermoment zou kunnen zijn dat derden (o.a. de brandweer) onafhankelijke inspecties uitvoeren op het inrichten en handhaven van de beheersmaatregelen. Ook zijn er specifieke instanties (o.a. ‘de raad van de Veiligheid’) die al direct na de ramp onderzoek gaan doen naar mogelijke oorzaken en verbeteringen voor de toekomst. Zowel overheid als opdrachtgevers zouden hierin een belangrijke aanzet in kunnen geven maar goed management zal dit natuurlijk zelf kunnen en moeten organiseren.

Communicatie

De uitspraak “als een lopend vuurtje” ligt in het voorbeeld van de brand in Moerdijk natuurlijk voor de hand. Maar niet alleen gaat communicatie razendsnel maar is het ook lastig hierop controle te houden. Wie de nieuwsberichten op de dag zelf volgde ving verschillende en tegenstrijdige bericht op. Was er nu wel of niet sprake van gevaarlijke stoffen? Welke chemische stoffen lagen er opgeslagen en was de rook nu wel of niet schadelijk? Communicatie verloopt slechts ten dele via de geplande kanalen en heeft behoefte aan continue verversing.
Diversiteit
Door o.a. Twitter zal een beginnende brand misschien eerder als ‘tweet’ verschijnen dan dat deze bij de brandweer als melding binnenkomt. Google voorspelt zelfs al eerder een griepgolf dan de meldingen via de huisartsen, domweg omdat mensen op zoek gaan naar het woord ‘griep’. In het coördineren van een ramp speelt de coördinatie van informatie, intern en extern, een belangrijke rol. Maar zoals we ook zagen moet vooral de externe communicatie opboksen tegen de nieuwe media en wordt alles ‘on-line’ als waarheid aangenomen.
Binnen projecten is dit in mijn beleving niet anders. Ook hier worden ‘stakeholders’ via de ‘wandelgangen’ geïnformeerd over de voortgang en stand van zaken van projecten. Informatie vervormd of wordt geïnterpreteerd door de ontvanger. Projectmanagement zal zich dus moeten richten op het continue ‘synchroniseren’ van de juiste informatie naar alle ‘stakeholders’ van het project. Communicatie wordt vaak nog gezien als noodzakelijk kwaad in plaats van middel om het project geaccepteerd langs alle belanghebbende tot een succesvol einde te brengen.

En nog meer?

Natuurlijk zijn er nog meer overeenkomsten te benoemen, maar belangrijk is om te leren van gebeurtenissen die in eerste instantie van een heel andere aard lijken te zijn.
Eerste stap hierin is het constateren dat verschillende vakgebieden weldegelijk overeenkomstige processen hebben en dat deze klaarblijkelijk niet op dezelfde manieren worden ingericht. Nog niet zo lang geleden werd vastgesteld dat projectmanagement een VAK is. Zou het dan niet mooi zijn als we de stap doortrekken naar ‘continue verbetering’ en leren van andere (mooie) vakgebieden?
(Deze column verscheen eerder op www.projectenmanagen.nl)