woensdag 22 juni 2011

Op zoek naar een betere WBS

Als 'host' van de LinkedIn groep 'Dutch Planning & Scheduling Professionals' heb ik de groep recent de volgende twee vragen voorgelegd.

"Wat is een goede WBS? Zijn er regels voor het opstellen van een WBS, niet op basis van een voorbeeld maar gewoon stap 1/2/3 etc.?"

In de literatuur wordt de WBS natuurlijk reeds volop beschreven maar dat gebeurd vooral op basis van voorbeelden. Ik zoek naar een aantal basis regels op basis waarvan je, in je eigen project omgeving, een goede WBS kunt opstellen zonder dat je de bestaande voorbeelden moet gaan vertalen. Vertalen blijkt namelijk nogal lastig als je de achtergrond van een element in de WBS niet goed kent.

Een tweede belangrijke reden voor deze 'zoektocht' is het feit dat de WBS stelselmatig wordt vervuild met niet werk gerelateerde componenten. Zoals bekend (en zo niet dan hierbij) staat WBS voor 'Work Breakdown Structure' en moet dit een decompositie zijn van de werkzaamheden die (moeten) worden uitgevoerd. Het 'grote vervuilen' is mijns inziens ontstaan in de tijd dat planning software pakketten slechts één hiërarchisch code veld hadden, namelijk de WBS. Nog steeds is dit het primaire code veld in o.a. MS Project op basis waarvan de activiteiten kunnen inspringen (zgn. 'indents'). In de moderne planning pakketten is het echter mogelijk meerdere hiërarchische code velden op te nemen en dat maakt dus de weg vrij voor eenduidige structuren. Op zoek dus naar een betere WBS.

Een belangrijke structuur die naast de WBS niet mag ontbreken is de 'Product Breakdown Structure' (PBS). De PBS is een decompositie van het (eind) PRODUCT dat wordt geleverd en bevat dus (natuurlijk) ook geen andere informatie. Als je de WBS en de PBS in een matrix tegen over elkaar zet ontstaan op de snijvlakken de activiteiten in de planning (WAT moet ik DOEN voor het WERK van een specifiek ONDERDEEL?). Zo kun je op elk niveau (hoog tot laag) activiteiten definiëren en zijn de planning niveaus tegelijkertijd eenduidig vastgelegd. Overigens heb ik ondervonden dat het eerst opstellen van een goede PBS, want die is vaak beter te begrijpen dus op te stellen, het eenvoudiger wordt om een goede WBS op te stellen. Je kan dan namelijk nadenken over het WERK wat voor de onderdelen van de PBS benodigd is en blijft dan het meest 'zuiver'. Als je aansluitend een RBS opstelt met de vraag "WIE/WAT heb ik nodig" wordt deze ook relatief eenvoudig.

De 'zoektocht' naar de regels voor een betere WBS heeft mij de volgende 5 regels gebracht.

Regel 1: Een WBS is alleen WERK geörienteerd en bevat GEEN ander soortige elementen (bv product, locatie, verantwoordelijkheid etc.);

Regel 2: Het hoogste niveau van een WBS is het (totale) PROJECT;

Regel 3: Een WBS bevat ALLE werk soorten die benodigd zijn voor het tot stand komen van de onderdelen van de PBS;

Regel 4: Het aantal niveaus van een WBS wordt bepaald door de relatie met elementen in de PBS;

Regel 5: Een WBS niet kan worden opgesteld zonder een goede PBS.

Met deze regels in de hand is het eindresultaat in ieder geval een zuivere WBS met een duidelijke relatie naar de producten van het project. Ook dan nog blijft het lastig om op een tweede of derde niveau van de WBS de elementen goed gedefinieerd te krijgen. Als hierbij de vraag "welk type werk moet er worden gedaan" de basis blijft is het resultaat zeker 95% goed. De laatste 5% verbetering komt voort uit het werken met en rapporteren op basis van de WBS.

Ik ben benieuwd naar je ervaring in het toepassen van deze regels.

Mocht je op zoek zijn naar literatuur over de WBS dan heb ik de volgende titels voor je (met dank aan John Hermarij).
  1. Project Management using Earned Value van Humpreys Associates;.
  2. Work Breakdown Structures van Norman, Brotherton, Fred, uitgeverij Wiley
  3. Uiteraard de PMI standaard voor WBS
  4. De role-deliniation study van PMI

Een gestructureerde groet,

Ed

Geen opmerkingen:

Een reactie posten