Tijd in projecten belangrijker dan Geld?

De meningen zullen uiteenlopen en aansluiten bij de achtergrond van degene die deze stelling beantwoord.

De beheersing van budget en kosten zal altijd een hoge prioriteit kennen. De huidige economische situatie dwingt ons de focus op geld te houden. Maar tijd=geld. En daar de factor geld redelijk is afgedekt via administratieve processen komt de focus van de beheersing van geld richting de planning.

Het beheersen van de factor geld in de planning draait echter niet alleen om de fysieke euro's. Met het opnemen van kosten in de planning ben je er niet. Iedere afwijking, of wijziging van de planning, heeft implicaties op het budget en de kosten. Een optimale uitvoering en beheersing van het project in de tijd resulteert in minder kosten of lager risico op overschrijding van het budget.

Ander aspect is dat planningen in de meeste gevallen veel gedetailleerdere informatie bevatten en dus vroegtijdiger signalen afgeven die kunnen duiden op overschrijding van het budget. Vooral op lang lopende projecten kan dit bijdragen tot betere forecasting. Overigens merk ik in de praktijk dat binnen projectteams meer gevoel bestaat bij de activiteiten en status van de planning dan bij de kosten.

Als laatste is binnen de (semi-) overheid het realiseren van een doel, dmv een project(fase), binnen de ambtstermijn veelal belangrijker dan het begrootte budget.

Ik zie derhalve de integratie van planning en kosten ook in ons land toenemen, maar (gelukkig) ligt hierbij de focus op de kwaliteit en beheersing van de planning.

Ik voorspel dat planning, door bovenstaande en de verrregaande integratie van informatiesystemen, een nieuwe groei zal doormaken!

Lang leve de Planner!

Plannen op niveau!

Veelal hebben projectmanagers grote A1 planningen achter hun bureau hangen waarin veel denkwerk met het team is gaan zitten. Kijkend naar deze planningen zie ik ‘rijp en groen’ door elkaar. Heel veel detail in werkzaamheden waarvan men veel weet en weinig (of geen) detail in werkzaamheden door derden. En dan vragen ze mij: ‘Tot welk niveau moet in eigenlijk plannen?”Als reactie op deze vraag geef ik hen, en u, het volgende mee:

Niveau 0: Benoem de contractuele start- en eindmijlpaal van het project en zet deze met een vaste datum in de planning. Zet tussen deze twee mijlpalen één activiteitenbalk. Deze gaan we zo dadelijk verder ‘opknippen’.

Niveau 1: Benoem de belangrijkste tussenmijlpalen. Dit kunnen vastgestelde fase overgangen zijn (voorbereiding, uitvoering etc.) maar ook levermomenten van producten of informatie. ‘Knip’ nu de activiteitenbalk zodanig dat er nieuwe activiteitenbalken ontstaan tussen de vastgestelde mijlpalen.

Niveau 2 en verder: Natuurlijk kan het proces van niveau nog een keer worden herhaald maar veelal is het beter om het verder ‘opknippen’ van taken te baseren op de volgende drie criteria.

Als we 1x per maand de voortgang meten heeft het niet zoveel nut om activiteitenbalken op te knippen in dagen of uren. Anderzijds is het voor een balk van 6 maanden vaak lastig in te schatten of deze op schema loopt. Bij elke voortgangsmeting moeten we dus waardevolle/verifieerbare informatie kunnen ontvangen over de stand van zaken van de activiteit. Houd hierbij als richtlijn de factor 3 tot 4 aan. De doorlooptijd van activiteiten mag niet groter of kleiner zijn dan de factor drie ten opzichte van de meetperiode. Bij een voortgangsmeting van 1x per maand dus tussen 1 week en 3 maanden.

Het moment van overdracht van informatie en/of verantwoordelijkheid is voor zowel de leverende als de ontvangende partij een belangrijk project moment. Het kunnen aangeven wanneer deze overdracht plaatsvindt is dan ook een primair doel van een planning. Benoem daarom eerst welke overdracht van informatie/verantwoordelijk-heden van toepassing is en bepaal daarna hoeveel tijd er nodig is om hiertoe te komen. Splits vervolgens de activiteitenbalk op in twee (of meer) nieuwe balken.

In lange activiteitenbalken komt het vaak voor dat een groot deel van het werk in het begin wordt uitgevoerd en er dan een periode is voor commentaren en overleggen. Aan het eind van de balk vindt dan de verwerking van dit commentaar plaats en wordt de activiteit afgerond. Ondanks het feit dat de voorgaande criteria geen verdere opsplitsing noodzakelijk achtte is het in dit geval raadzaam de balk zodanig te knippen dat duidelijk is wanneer de eerste opzet beschikbaar is en hoeveel tijd er nodig is om eea definitief te maken. In dit voorbeeld is het tevens verstandig de commentaar en overleg periode in te plannen om achteraf inzichtelijk te kunnen maken of deze langer of korter heeft geduurd.

Wat het juiste niveau van plannen is hangt dus af van meerdere factoren. Het is zelfs zo dat tijdens de uitvoering van het project verdere detaillering op basis van de bovenstaande criteria noodzakelijk is, het zogenaamde ‘voortschrijdend plannen’. De op deze wijze gecreëerde planningen bevatten in ieder geval de minimale voorwaarden waarmee het project goed kan worden beheerst.

Het juiste niveau is aan U!